Von der To-do zur Ta-da-Liste

Mein Tag hat wie der von anderen Menschen nur 24 Stunden zur Verfügung. Manchmal fühlt es sich jedoch so an, als ob ich noch mehr bräuchte, um alles erledigen zu können.

Dabei weiß ich selbst gut genug, dass ich das, was alles auf meiner To-do-Liste steht, nicht an einem Tag erledigt werden kann. Wäre ja auch schön, wenn das funktionieren würde. Aber da macht mir leider die Zeit einen Strich durch die Rechnung. Oder eher meine To-do-Liste?

Was ist eine To-do-Liste?

Auf einer To-do-Liste stehen normalerweise alle Aufgaben, die ich zeitnah erledigen möchte / muss. Ich schreibe sie für mich, damit ich mich besser organisieren kann, ich nichts vergesse und auch meinen Aufgaben eine Priorität geben kann. Eigentlich eine gute Sache. Aber manchmal wird diese Liste einfach nicht kleiner, eher im Gegenteil. Neue, absolut wichtige Aufgaben kommen dazu, ich komme gar nicht mehr hinterher. Die Liste wächst und fühlt sich wie ein Klotz am Bein an. Sie hindert mich, meinen Tag ohne Druck zu gestalten und meinen Kopf freizubekommen. Dabei sollte sie doch genau das für mich tun. Außerdem merke ich, dass durch den Druck meine Energiespeicher immer leerer werden. Von alleine füllen die sich auch nicht mehr auf.

Warum brauche ich eine To-do-Liste?

Eigentlich soll eine solche Liste für mich arbeiten. Sie soll mir helfen, den Überblick zu behalten, mich besser zu organisieren, mein Stresslevel im Zaum halten. Aber manchmal habe ich das Gefühl, sie managt mich, nicht umgekehrt.

Daher muss ich mir immer wieder klarmachen, dass ich meine Liste selbst führe, selbst in der Hand habe, was darauf stehen soll. Eine zusätzliche Aufgabe einer Kollegin? Kann sie vielleicht doch selber machen. Muss nicht unbedingt draufstehen. Muss ich diese eine Aufgabe sofort machen? Oder kann ich das heute sein lassen, weil mein Stress schon hoch genug ist? Auch das entscheide ich.

Vielleicht liegt es aber nur an meiner Formulierung, was auf der Liste steht. Vielleicht sollte ich überlegen, welches Ergebnis ich erreichen möchte, damit ich später genau das abhaken kann. Oder welche Teilaufgaben dazu gehören. Ein Beispiel: ich schreibe gerade diesen Blogartikel. Dabei könnte ich auf die To-do-Liste schreiben: Blogartikel schreiben. Aber ich könnte das auch in kleine Häppchen herunterbrechen und mir diese aufschreiben, wie Recherche, Gliederung erstellen, Fotos / Bilder heraussuchen, etc. Dann kann ich zum einen wesentlich mehr abhaken und sehe genau, wo meine Zeit geblieben ist. Außerdem motiviert mich das viel mehr, an der Arbeit zu bleiben.

Dann ist eine To-do-Liste genau goldrichtig.

Zusätzlich kannst Du die To-do-Listen aufteilen: eine für den Tag, für die Woche, für den Monat. Auch das nimmt den Druck und die Liste arbeitet letztendlich für dich. So kannst du sicher sein, nichts zu vergessen. Das ist wesentlich energie- und zeitsparender, als wenn du eine große Liste schreibst und / oder noch vieles in deinem Kopf bleibt.

Im Übrigen achte ich darauf, auf meine Tageslisten nie zu viele Aufgaben zu schreiben. Das variiert zwischen 3 und 6 Aufgaben, die ich auch priorisiere (zum Beispiel nach der Eat-the-frog Methode). Eine private Aufgabe kommt ebenfalls darunter. So stelle ich sicher, dass ich mich nicht nur auf die Arbeit konzentriere und meine Energie sinnvoll nutze.

Eine so genutzt To-do-Liste ist äußerst sinnvoll für mich.

Und was ist die Ta-da-Liste?

Nachdem mein Tag immer noch 24 Stunden hat und sich zwischen den Aufgaben der To-do-Liste noch einiges andere dazwischen schiebt, führe ich immer dann, wenn ich mich am Abend frage, wo meine Zeit hin ist, eine Ta-da-Liste.

Du kennst sicher auch all die kleinen Dinge, die nicht auf der To-do-Liste stehen, die aber auch erledigt sein wollen. Zum Beispiel: den Einkauf erledigen, dein krankes Kind trösten, den Hund füttern, ein persönliches Telefonat entgegennehmen (da war doch noch die Freundin, die du schon lange zurückrufen wolltest), ein paar Worte mit den Nachbarn wechseln und, und, und. Diese Dinge finden sich nie auf einer To-do-Liste, weil sie eben auch häufig nicht planbar sind. Das ist halt einfach das Leben, für das ja auch noch Zeit sein muss. Diese Dinge sind nicht weniger wichtig wie die, die auf der To-do-Liste stehen und kosten genauso deine Zeit.

Daher die Ta-da-Liste: darauf stehen kleine Erfolge: Küche endlich aufgeräumt? Ta da! Blogartikel veröffentlicht? Ta da! Endlich mal ein neues Rezept ausprobiert? Herzlichen Glückwunsch. Blumen umgetopft? Kommt auch auf die Liste. Genauso wie die ausgeräumte Geschirrspülmaschine oder die gewaschene Wäsche. Und so sammelt sich da jede Menge an. Mein Gefühl, an einem Tag überhaupt nichts auf die Reihe bekommen zu haben, wird klein angesichts der vielen kleinen Dinge, die ich erledigt habe. Das macht mich zufrieden, entlastet und entstresst mich und gibt mir ein gutes und motivierendes Gefühl. Die Ta-da-Liste ist also eine Ergebnis-Liste. Nicht das, was ich noch tun muss, sondern das, was ich schon getan habe, kommt darauf.

Ich merke, ich muss die Messlatte nicht so hoch legen oder so hart zu mir selbst sein, wenn ich sehe, wie viel ich tatsächlich leiste. Ich könnte auf die Liste ja auch noch schreiben, was ich an einem Tag für mich getan habe (also meine Selbstfürsorge): Den Kaffee am Morgen in Ruhe getrunken, spazieren gegangen, am Abend am Lagerfeuer gesessen. Das alles relativiert eine To-do-Liste. Also auf! Schreibe deine Ta-da-Liste. Worauf wartest du noch?

Ich bin neugierig (wie immer). Bist du ein Listen – Junkie? Nutzt du überhaupt Listen? Und wenn ja, welche hast du? Ich könnte mir zur Unterstützung auch noch andere vorstellen. Aber vielleicht bin ich dann nur noch mit Listen beschäftigt, während das Leben an mir vorbeigeht.

Dieser Artikel ist im Rahmen der Blogdekade (10 Artikel in 10 Tagen) im Sommer 2022 entstanden. Da ich immer wieder danach gefragt werde, habe ich mich entschieden, einige Methoden aus dem Zeitmanagement zu präsentieren, die dir möglicherweise bei der Stressreduktion helfen können.

Wenn Du möchtest, kannst du dir hier eine Ta-da-Liste zum selbst ausfüllen herunterladen: