Was ist die Pomodoro-Technik?

Eine weitere Technik aus dem Zeitmanagement ist die Pomodoro-Technik. Pomodore ist italienisch und heißt übersetzt “Tomate”. Wie aber kann dir ausgerechnet eine Tomate helfen, deine Zeit besser einzuteilen und effektiver zu nutzen?

Ursprung der Pomodoro-Technik

Wie Du vielleicht schon vermutet hast, hat ein Italiener, Francesco Cirillo, in den späten 80ern diese Technik erfunden. Er war damals Student und hatte mit seiner Konzentration für das Studium und die zu erledigenden Aufgaben zu kämpfen. Um sich selbst zu überlisten, nahm er einen Kurzzeitwecker in Form einer Tomate, um sich eine gewisse Zeit für die Erledigung seiner Aufgaben zu stellen. Und siehe da – die Pomodoro-Technik war geboren.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Cirillo hat später ein ganzes Buch über die Pomodoro-Technik geschrieben. Ihre Genialität liegt aber in ihrer Einfachheit, die in 5 Schritten unterteilt ist. Dadurch ist sie auch schnell und einfach erklärt:

1. Hol dir deine To-do-Liste bzw. priorisiere deine Aufgaben (z.B. mit der “Eat-the-frog-Methode“) oder ein Ziel, das du bearbeiten willst. Besorge dir außerdem einen Timer. Das muss kein Kurzzeitwecker in Tomatenform sein, das kann auch eine App, der Timer auf Deinem Handy oder was immer du nutzen magst, sein.
2. Stelle den Wecker / Timer auf 25 Minuten ein und konzentriere dich auf deine Aufgabe. Damit du Erfolg hat, kannst du größere Aufgaben in kleinere Teilaufgaben zerkleinern, damit sie in den 25-Minuten-Rhythmus passen. Arbeite fokussiert und erlaube dir während der 25 Minuten keine Ablenkung.
3. Wenn der Wecker klingelt, ist dein Pomodoro beendet. Notiere dir kurz, was du erledigt hast, bzw. setze einen Haken.
4. Nun legst du eine 5-minütige Pause ein, auch wenn du gerade im “Flow” bist / warst. Wenn du denkst, dass das eine unnötige Unterbrechung ist und du durch die Pause nur Zeit verlierst, um wieder ans Arbeiten zu kommen, dann kann ich dich beruhigen. Hirnforscher haben festgestellt, dass gerade während der Pausenzeiten dein Gehirn neue Kreativität hervorbringt. Zudem sind die Pausen für neue Energien und Konzentration notwendig. Entferne dich am besten vom Schreibtisch, bewege dich, bring deinen Kreislauf wieder in Schwung, trinke einen Schluck Wasser. Du kannst alles machen, das nichts mit deiner Arbeit zu tun hat.
5. Beginne nach den 5 Minuten mit dem nächsten 25-minütigem Intervall. Nach insgesamt 4 Pomodori legst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten ein.

Für wen ist die Pomodoro-Technik geeignet?

Die Pomodoro-Technik erscheint eher banal. Aber eigentlich ist sie das nicht. Wer kennt das nicht: Ein:e Kollege / Kollegin kommt vorbei und spricht dich an. Es entwickelt sich ein kleiner Plausch. Oder ein Anruf reißt dich aus deiner Konzentration. Du siehst auf deinem Bildschirm, dass neue E-Mails eingegangen sind. Fenster ploppen am PC auf. Ich könnte noch viel mehr aufzählen. Jede Ablenkung stört die Konzentration und unseren Arbeitsfluss. Untersuchungen haben ergeben, dass du nach einer solchen Unterbrechung bis zu 11 Minuten brauchst, um wieder in den “Flow” zu kommen.

Daher erscheint die Pomodoro-Technik besonders geeignet,

• um umfangreiche Arbeiten gut bewältigen zu können
• um konzentriert an der Aufgabe bleiben zu können
• um ein besseres Zeitgefühl zu bekommen
• um fokussiert arbeiten zu können
• um dich nicht zu überarbeiten
• um dein Energielevel aufrechtzuerhalten
• um Zeitfresser wie Handy, E-Mails, Kolleg:innen etc. auszuschalten
• um produktiv arbeiten zu können
• wenn du merkst, dass dein Arbeitsalltag immer wieder durch Ablenkungen entgleist
• wenn du dich damit überschätzt, was du alles an einem Tag leisten kannst
• um besser in kleinen Blöcken arbeiten zu können (was die Bereitschaft, eine unliebsame Aufgabe anzugehen, erhöht)
• um die Aufgaben gut planen zu können
• um dein Stresslevel zu senken
• um Arbeitsfortschritte sichtbar / messbar zu machen
• um Deadlines besser einhalten zu können
• um Multitasking zu vermeiden (was ja nach neuesten Wissenschaften eh unproduktiv ist)
• um nicht in Prokrastination zu verfallen
• ….

Eine ganze Menge. Findest Du auch? Aber was ist, wenn du in deiner Konzentration unterbrochen wirst?

Was tun bei Störungen?

Zugegebenermaßen: gerade wenn du mit mehreren Kolleg:innen in einem Büro sitzt, wirst du kaum um Störungen herum kommen. Dabei kommt es natürlich auch immer auf die Unterbrechung und die eigene Selbstdisziplin an. Vielleicht kommt mir ein Plausch mit Kolleg:innen gerade recht, weil ich irgendwo festhänge? Vielleicht wissen die Kolleg:innen nicht, dass du nach der Pomodoro-Technik arbeiten willst? Was kannst du tun, damit du die Pomodoro-Technik trotzdem umsetzen kannst?

Möglicherweise können folgende Maßnahmen dir helfen:

• Sprich mit deinen Kolleg:innen, sodass sie Bescheid wissen, dass du nach der Pomodoro-Technik arbeiten willst
• Wenn es zu laut ist, nutze Ohrstöpsel / Kopfhörer
• Schließe deine Tür (sofern das möglich ist) und hänge ein “Bitte nicht stören” Schild an die Tür
• Richte dir feste Zeiten ein, in denen du E-Mails beantwortest. Das vermeidet meist schon unnötige Störungen und Druck durch neue E-Mails.
• Falls möglich, schalte das Telefon ganz aus, den Anrufbeantworter ein oder leite es an Kolleg:innen weiter (bitte vorher absprechen)
• Vielleicht macht es manchmal auch Sinn, die Pausen-Intervalle geringfügig zu verlängern, um anschließend um so fokussierter weiter arbeiten zu können.
• Wer sagt denn, dass du 4 Pomodori abarbeitest, bevor du eine längere Pause machst? Doch nur du selbst. Wenn du mit einer Aufgabe schon früher fertig bist, dann nimm dir deine Zeit.

Fazit / Kritik

Für mich ist es manchmal schwer, vier Pomodori / Intervalle hintereinander abzuarbeiten oder mich aufzuraffen, nach 5 Minuten wieder an die Arbeit zurückzukehren. Vor allem, wenn ich weiß, dass das, was ich erledigen muss, keine Lieblingsbeschäftigung ist. Außerdem fällt es meinem Hirn manchmal schwer, zwischen den 5 Minuten Pause und Arbeit hin und her zu switchen. Deshalb habe ich mittlerweile eine relativ lange Liste, was ich in 5 Minuten alles anstellen kann. Meine bisherigen Kursteilnehmer:innen wissen, wovon ich spreche. Damit du dir auch eine solche Liste schreiben kannst, ist am Ende dieses Artikels eine Vorlage sowie eine Übersicht der 5 Schritte zum Herunterladen angehängt. Manchmal muss ich mich einfach selber überlisten.

Und es fällt mir teilweise auch schwer, nach 25 Minuten Flow den Stift fallen zu lassen, um Pause zu machen. Aber genau das ist bei der Pomodoro-Technik wesentlich. Nicht noch 10 Minuten dran hängen und dann Pause machen, sondern nur das Wort noch fertig schreiben und Pause machen.

Probiere einfach aus, ob diese Technik für dich geeignet ist. Ich freue mich, wenn du mir berichtest, wie es für dich geklappt hat.

Hier kannst Du Dir die zwei Vorlagen herunterladen:

Dieser Artikel ist im Rahmen der Blogdekade (10 Artikel in 10 Tagen) im Sommer 2022 entstanden. Da ich immer wieder danach gefragt werde, habe ich mich entschieden, einige Methoden aus dem Zeitmanagement zu präsentieren, die dir möglicherweise bei der Stressreduktion helfen können.