Was ist Timeboxing?

Mein letzter Artikel handelte vom Parkinsonschen Gesetz. Dieses besagt, dass die Arbeit sich in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Die Methode des Timeboxing orientiert sich daran und kann dir dabei helfen, deine Zeit besser auszunutzen bzw. wieder mehr Kontrolle über die eigene Zeit zurückzuerlangen. Wie? Dann lies weiter.

Definition Timeboxing

Timebox wird mit “Zeitschachtel” übersetzt. Der Begriff stammt im Übrigen aus der Software-Entwicklung in den frühen 90er Jahren.

Im Zeitmanagement kann Timeboxing dich dabei unterstützen, deine dir zur Verfügung stehende Zeit besser zu nutzen und damit dem Parkinsonschen Gesetz ein Schnippchen schlagen. Dabei werden für regelmäßige und wiederkehrende Aufgaben sowie deine To-dos, Projekte etc. feste Zeitfenster, sogenannte Timeboxes festgelegt. Dein Terminplan ist damit in Timeboxes unterteilt, innerhalb derer die jeweiligen Arbeiten erledigt werden sollen.

Wie funktioniert Timeboxing?

Dein Arbeitstag wird in Timeboxes eingeteilt. Beim Festlegen einer Timebox wird die Zeit, die für eine Arbeit benötigt wird, geschätzt und auf die Timeboxes aufgeteilt. Ein Puffer stellt sicher, dass die Arbeit auch wirklich in der festgelegten Zeit erledigt werden kann. Danach kannst du die Timeboxes abarbeiten. Beachte bitte, dass du die Zeiten auch einhältst. Dabei gilt der Grundsatz: Weniger geht immer, mehr geht nicht. Ansparen der nicht benötigten Zeit ist nicht vorgesehen.

Wie sieht das in der Praxis aus?

• Definiere deine Aufgaben und die dazu benötigte Zeit (Zielsetzung)
• Lege nun ein Zeitlimit inklusive Puffer fest. Achte darauf, den Zeitrahmen realistisch zu stecken, also nicht zu knapp, aber auch nicht zu weit gefasst. Entscheide dich für eine harte oder weiche Timebox (mehr dazu weiter unten)
• Setze Prioritäten. Einige Aufgaben sind wichtiger und müssen vorrangig erledigt werden. Ordne die Timeboxes entsprechend an.
• Wenn du magst, stelle dir einen Wecker, damit du an das Ende der Timebox erinnert wirst.
• Minimiere vorhersehbare Störungen.
• Nun kannst du deine Timeboxes abarbeiten. Du konzentrierst dich auf diese eine Aufgabe ohne Ablenkung. Multitasking ist hier ein Fremdwort.
• Nachdem eine Timebox abgearbeitet ist, reflektiere kurz, ob z.B. der Zeitrahmen richtig bemessen war bzw. was du verbessern könntest. So kannst du deine Timeboxes und damit deine Arbeitsweise optimieren.
• Schließlich kannst du zur Vorbereitung des nächsten Tages die neuen Timeboxes planen. So kannst du am nächsten Tag direkt ohne Zeitverlust starten.

Das Ziel ist, deinen Arbeitsalltag so zu strukturieren (inklusive Pausen), dass du deine Arbeitszeit möglichst effektiv nutzen kannst.

Länge der Timeboxes

Wie lange eine Timebox dauert, legst du fest. Sinnvollerweise sollte sie so lange sein, solange du dich gut konzentrieren kannst und dich nicht ablenken lässt. Lege außerdem ein Zeichen für deine Kolleg:innen fest, dass du nicht gestört werden möchtest.

Du weist jeder Aufgabe durch die Timeboxes eine bestimmte Zeit zu. Dadurch benötigst du wiederum weniger Zeit für Planung und kannst schnell mit deiner Arbeit starten und dich darauf fokussieren.

Harte oder weiche Timebox?

Eine sogenannte harte Timebox bedeutet, dass sie endet, wenn die Zeit abgelaufen ist, egal, wie weit du gekommen bist. Das ist besonders dann für dich wichtig, wenn du zum Perfektionismus neigst und unnötig Zeit benötigst, um mal hier und mal da noch etwas zu verändern, um es möglichst perfekt zu machen. In der Teamarbeit ist eine harte Timebox z.B. dann wichtig, um alle geplanten Punkte zu besprechen und nicht im “Labern” zu versinken.

Wenn bei einer weichen Timebox die vorgegebene Zeit zu Ende ist, dann weist das lediglich darauf hin, dass die Timebox eben beendet ist und eine neue Timebox ansteht. Das gibt dir etwas mehr Flexibilität, besonders dann, wenn du dir zu Beginn der Timebox noch nicht so genau weißt, wie viel Zeit du tatsächlich brauchst.

Welche der beiden Formen du wählst, das bestimmst du selbst und kommt auf die Arbeit an, die zu erledigen ist.

Timeboxing im Team?

Timboxing ist nicht nur für dich alleine geeignet, sie kann auch bei Projektarbeiten / im Team angewandt werden. In einem ersten Planungstreffen werden gemeinsam die verschiedenen Aufgaben und Ziele des Projektes festgehalten, üblicherweise für maximal einen Monat. So kann sich jedes Teammitglied einbringen. Danach erstellt ihr einen gemeinsamen Kalender, in dem ihr festlegt, wer wann an welchen Timeboxes arbeitet. So vermeidet ihr doppelte Arbeit und die einzelnen Schritte sind für jedes Teammitglied transparent. Dafür müssen vorab die einzelnen Verantwortlichkeiten geklärt sein. So können Ressourcen effektiv genutzt werden, jede:r weiß, was er / sie zu tun hat, die Zusammenarbeit wird gestärkt. Größere Projekte werden überschaubar und es kann beständig an deren Erledigung gearbeitet werden.

Auch in Meetings kann die Technik des Timeboxings eingesetzt werden. Dafür benötigst du eine klare Tagesordnung mit zugewiesenen Timeboxes je Thema inklusive Pausen. Das sollte natürlich direkt zu Beginn offen kommuniziert werden, sodass jede:r sich darauf einstellen und die Struktur verstehen kann. Von Vorteil ist ein sogenannter Zeitwächter, der / die auf die jeweiligen Timeboxes aber auch auf eine eventuelle Flexibilität achtet, sollte ein Thema doch mehr Zeit benötigen.

Fazit

Timeboxing ist eine Methode, deine Arbeit sinnvoll aufzuteilen und deine Zeit effektiv zu nutzen. Damit steigt in der Regel die Produktivität. Du kannst realistische Zeiten für deine Aufgaben setzen und leichter entscheiden, welche Aufgabe Priorität hat. Dadurch, dass du ein klares Zeitlimit hast, wird verhindert, dass du zu viel Zeit für eine Sache aufbringst. So kann einer Überarbeitung vorgebeugt werden. Auf der anderen Seite kann genau das Stress fördern, vor allem, wenn die Zeitvorgaben zu eng gefasst oder zu wenig Pufferzeiten eingebaut wurden. Mitunter kann Timeboxing auch Kreativität in der Arbeit “abwürgen”, wenn das Zeitlimit zu starr ist. Dabei kann es helfen, regelmäßig nach Beendigung einer Timebox zu reflektieren und eventuell zu korrigieren.

Die Pomodoro-Technik z.B. ist im Prinzip eine Form des Timeboxings. Hier kannst du mehr zu dieser Technik lesen.

Du musst letztendlich entscheiden, ob du Timeboxing einsetzen willst und ob sie zu deiner Art des Arbeitens passt. Letztendlich macht sich Timeboxing nach dem ersten Parkinsonschen Gesetz die Verkürzung von Deadlines und die daraus resultierende Zeitersparnis zunutze.

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Dieser Artikel ist im Rahmen der Blogdekade im Februar 2024 entstanden. Ziel ist es, in 10 Tagen 10 Blogartikel zu schreiben. Dies ist Artikel Nummer 6.