Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

Kennst du das? Du willst eine Aufgabe erledigen, die real nur 1 Stunde benötigt. Am Ende aber sitzt du nach drei Stunden noch daran. Mag sein, dass da ein wenig Aufschieberitis mit drin steckt. Aber das Parkinsonsche Gesetz allemal. Mit diesem Artikel will ich dir dieses Gesetz, das aus dem Zeitmanagement stammt, näher bringen.

Was ist das Parkinsonsche Gesetz

Eigentlich sind es die Parkinsonsche Gesetze, also mehrere, die der Historiker Cyril Northcote Parkinson 1955 verbreitete. Er schrieb ein ironisches Essay über die von ihm beobachtete bürokratische Ineffizienz der britischen Verwaltung, in erster Linie der Marine. Daraus entstanden sind die Parkinsonschen Gesetze.

Sie sind von ihm nicht wissenschaftlich belegt, aber jeder konnte sie im Alltag beobachten. Heute gibt es allerdings schon Studien dazu, die diese Gesetze bestätigen.

Wenn wir heute im Zeitmanagement vom Parkinsonschen Gesetz sprechen, dann ist damit das erste Gesetz, das er mit diesem einen Satz formuliert hat, gemeint:: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Das mag zunächst einfach klingen, äußert sich in der Praxis aber häufig dahingehend, dass Aufgaben erst kurz vor einer Deadline fertigwerden, obwohl deren Erledigung deutlich schneller hätte passieren können. Nicht die Planung ist ausschlaggebend, sondern die zur Verfügung stehende Zeit bzw. Deadline.

Was bedeutet das Parkinsonsche Gesetz?

Du brauchst umso länger für die Erledigung einer Aufgabe, je mehr Zeit du dafür einplanst. Eine Deadline führt damit nicht unbedingt zu einer erhöhten Produktivität, vor allem dann nicht, wenn die Zeit, die du für die Erledigung benötigst, nicht richtig eingeschätzt wurde. Du schöpfst dann nach Parkinson den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen gänzlich aus und nutzt nicht die Zeit, die du eigentlich brauchen würdest (also in der Regel weniger). Für alle Dinge, die du erledigen willst, brauchst du also genau die Zeit, die dir zur Verfügung steht. Das führt im Alltag zu Zeitverschwendung, du arbeitest nicht mehr so effektiv.

Ein Beispiel sind Meetings. Egal, wie viel Zeit für sie anberaumt wurde, Entscheidungen werden erst – nach vielem Reden – in letzter Minute getätigt. Oder aber wenn du an deine Arbeitszeit denkst: Ist jeden Tag dieselbe Menge an Arbeit zu tun? Wenn nein, warum arbeitest du (in der Regel) jeden Tag gleich lang? Wann bist du am produktivsten? Die gesamte Arbeitszeit hindurch?

Hat das Parkinsonsche Gesetz Vorteile?

• Ein Pluspunkt ist definitiv: Die Aufgaben werden erledigt, egal in welcher Zeit. Ob du 30, 60 oder 120 Minuten brauchst, am Ende ist die Arbeit getan.
• Ein weiterer Pluspunkt: Je mehr eine Aufgabe sich in die Länge zieht, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich von selber erledigt. Kennst du? Ich auf alle Fälle und manchmal denke ich, dass da jemand das Parkinsonsche Gesetz sehr wortwörtlich auslegt!
• Wie du ja bereits gelesen hast, wird die Arbeit zur Deadline erledigt sein. Deadlines sind steuerbar. Steckst du den Zeitrahmen kürzer, dann wirst du auch fertig, aber schneller. Diese Art des höheren Engagements – oder auch Torschlusspanik – nennt man auch Edwards Gesetz.

Gibt es Nachteile?

Wie du dir denken kannst, gibt es natürlich auch Nachteile. Hier die drei wichtigsten:

• Stress ist unvermeidbar. Denn kurz vor einer Deadline muss auf einmal noch ganz viel gemacht werden. Wer kennt das nicht von seiner jährlichen Steuererklärung? Obwohl der Termin für die Abgabe jedes Jahr derselbe ist und du damit genau weißt, wann du sie abgeben musst, gehen viele Fristverlängerungsanträge ein.
• Die Zeit, die zur Verfügung steht, wird unter Umständen nicht effektiv genutzt. Beispiel: Du arbeitest an einem Projekt mit deinem Team. Eigentlich könnte das Projekt schon in relativ kurzer Zeit fertig sein, anberaumt sind jedoch vier Wochen. Was passiert? Das gesamte Team benötigt die zur Verfügung stehende Zeit von vier Wochen. Die Zeit wird nicht so effektiv genutzt, wie das Team das machen könnte.
• Wer schon immer mit Prokrastination (Aufschieberitis) zu tun hat, dem kommt das Parkinsonsche Gesetz sehr entgegen, bietet es doch genügend Zeit, um Dinge erst später, irgendwann mal, aber innerhalb der gesetzten Zeit (oder auch nicht) zu erledigen. Siehe Beispiel Steuererklärung.

Was tun?

Wenn du dir den Text bisher aufmerksam durchgelesen hast, dann liegt wohl eines klar auf der Hand:

Verkürze deine Deadlines

Wenn du deine Zeit nicht effektiv nutzt und zum Teil “vertrödelst”, weil die Deadline viel zu weit weg von deiner momentanen Situation ist, dann verkürze deinen Zeitrahmen. Überlege realistisch, wie viel Zeit du wirklich benötigst, baue einen kleinen Zeitpuffer ein – und damit meine ich einen kleinen – und schon hast du mit Sicherheit eine andere Deadline als die “Daumen mal Pi” festgelegte Zeit. Beachte allerdings auch, die Zeit nicht zu knapp zu bemessen. Mittlerweile weiß man durch Studien, dass, je weniger Zeit uns bleibt bis zur Erreichung des Limits, umso höher ist unsere Anstrengung und Effektivität.

Zwischenziele formulieren

Um das Parkinsonsche Gesetz auszutricksen und die Motivation hochzuhalten, formuliere kleine Zwischenziele. Mit jedem erreichten Zwischenziel wird die Motivation eher noch größer, das eigentliche Ziel zu erreichen. Sogenannte “Zielkorridore” können dabei hilfreich sein. Beispiel: Wenn du 10 Kilos abnehmen willst, dann ist das Ziel erst bei Zehn Kilos erreicht. Wenn dein Zielkorridor aber zwischen 5 und 15 Kilos ist, hast du bereits ab 5 Kilos das erste Ziel erreicht. Das Durchhalten erscheint einfacher, das eigentliche Ziel leichter und schneller erreichbar.

Wie du klare und erreichbare Ziele setzen kannst, habe ich in einem früheren Artikel zur SMART-Methode beschrieben.

Verwende andere Zeitmanagement_Methoden

Du kannst natürlich andere Zeitmanagement-Methoden verwenden, um effektiv und produktiv in der dir zur Verfügung stehendem Zeitrahmen zu arbeiten. Auch hier habe ich bereits Artikel dazu verfasst:

• Die Pomodore-Technik
• Eat-The-Frog
• To-Do- und Ta-da-Listen
• Die Eisenhower-Methode
• Die 2-Minuten-Regel

Lies gerne nach. Wenn du lieber einen Vergleich bzw. Zusammenfassung wünschst, dann gehe zu diesem Artikel. Entscheide selbst wie sinnig oder unsinnig die Methode für dich ist, ob du sie einsetzen möchtest oder lieber nicht.

Mehr Aufgaben?

Eine andere Möglichkeit besteht darin, das genaue Gegenteil zu tun. Also nicht die Zeit noch weiter limitieren, sondern die Aufgaben, die in der Zeit erledigt werden sollen, erhöhen. So könntest du deinen Zeitrahmen effektiv ausnutzen!

Fazit

Indem du das Parkinsonsche Gesetz kennst – und das tust du nach diesem Artikel – hast du einen ersten Schritt bereits getan. Das kann dir helfen, deine Zeit anders zu planen und optimaler zu nutzen. Stell dir doch einfach noch einmal die Steuererklärung vor (außer du gehörst zu denjenigen, die es immer schon deutlich vor der Abgabefrist schaffen): Wie wäre es denn, wenn du dir eine Zeit vor dem Abgabetermin setzt? Damit kannst du die Steuererklärung auch vorher abgeben und verfällst nicht in Hysterie und Stress, weil du es doch nicht rechtzeitig schaffst. Das Gefühl, es vorher geschafft zu haben, ist doch ungleich befriedigender, oder? Und so kann es auch mit deinen Projekten sein. Das Wissen über das Parkinsonsche Gesetz und die Tipps, wie du damit umgehen kannst, helfen dir, keine Zeit mehr zu verschwenden und somit Stress zu vermeiden.

Mehr solcher Tipps findest du in den anderen Artikeln auf meinem Blog. Oder du abonnierst meinen Newsletter. Hier findest du alle zwei Wochen Tipps aus meinem Coaching Bereich.

Dieser Artikel ist im Rahmen der Blogdekade im Februar 2024 entstanden. Ziel ist es, in 10 Tagen 10 Blogartikel zu schreiben. Dies ist Artikel Nummer 6.