Blogdekade 2022,  Methoden

Was ist die Eisenhower-Methode?

Eine weitere Methode des Zeitmanagements ist die Eisenhower-Methode. Sie ist nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, obwohl es keine Hinweise darauf gibt, ob er sie erfunden oder gar praktiziert hat. Ein Zitat aus einer seiner Reden weist allerdings darauf hin: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Daraus wird bereits ersichtlich, dass es um “Wichtig” und “Dringend” geht.

Das kennen wir ja auch so: Wichtiges sollte zuerst erledigt werden. Leider verzetteln wir uns aber immer wieder mit den unwichtigen Dingen, die vielleicht schnell, aber eben nicht sofort erledigt werden können oder müssen. Mit der Eisenhower-Methode soll genau das verhindert werden.

Worum geht es bei der Eisenhower-Methode?

Das oberste Ziel ist es, den Aufgaben eine Priorität zuzuweisen. Dazu erstellst du zunächst eine Liste aller anstehenden Aufgaben. Danach sollen sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert werden. Sinn dahinter ist, herauszufinden, welche Aufgaben auf alle Fälle und sofort erledigt werden sollten und welche weit nach hinten rutschen können oder gar nicht bearbeitet werden (müssen).

Dazu wird die sogenannte Eisenhower-Matrix erstellt. Sie besteht aus vier gleich großen Quadraten, die unterschiedliche Titel haben:

  • wichtig, aber nicht dringend
  • dringend, aber nicht wichtig
  • wichtig und dringend
  • nicht wichtig, nicht dringend.

Hast du die vier Quadrate, dann kannst du deine Aufgaben entsprechend zuordnen. Jedem Quadrat liegt eine Handlungsweise zugrunde.

Damit du dir das vorstellen kannst, habe ich eine solche Matrix, die du dir am Ende des Textes herunterladen kannst, erstellt:

So weit, so gut.

Dringende und wichtige Aufgaben in der Eisenhower-Methode

Vielleicht kannst du auf Anhieb entscheiden, welche Aufgabe wichtig oder dringend ist. Falls nicht, dann habe ich hier ein paar Tipps, um das zu erkennen.

Wichtige Aufgaben

Als wichtige Aufgaben werden die angesehen, die notwendig sind, um ein weiteres, übergeordnetes Ziel zu erreichen. Dabei kannst du dir folgende Fragen stellen: Gibt es jemanden, der von der Erledigung meiner Aufgabe abhängig ist? Oder aber ist die Erledigung für ein weiteres Ziel absolut notwendig?

Beantworte dir diese Fragen und dir fällt die Einordnung sicher leichter.

Dringende Aufgaben

Dringende Aufgaben liegen dann vor, wenn du sie bis zu einem bestimmten fixierten Termin erledigt haben musst. Oder aber natürlich, wenn die Aufgabe sofort erfüllt werden muss (aus welchen Gründen auch immer). Auch hier helfen vielleicht folgende Fragen:

Liegt ein bestimmtes Datum / eine Frist vor? Ist auch hier jemand davon abhängig, dass du sie erledigst? Musst du Extra-Zeit für eine eventuelle Korrektur einplanen?

Nun sollte es dir einfacher fallen, deine Aufgaben einzusortieren.

Vorteile der Eisenhower-Methode

Die Vorteile dieser Methode liegen klar auf der Hand:

  • Sie ist einfach. Die Matrix hilft auf leichte Art, die Aufgaben entsprechend einzuordnen und zu priorisieren.
  • Durch Identifizierung von Zeitfressern kannst du deine Zeit besser nutzen. Deine Energie konzentriert sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben.
  • Sie ist effektiv, da du priorisierst und unwichtige Aufgaben delegierst oder eliminierst.
  • Sie strukturiert deinen Arbeitsalltag
  • Du hast dein Ziel immer vor Augen.

Du siehst, die Methode besticht durch seine einfache Anwendung und schnelle Umsetzung.

Nachteile der Eisenhower-Methode

Natürlich gibt es auch Nachteile:

  • Was machst du, wenn du niemanden hast, an den du eine Aufgabe delegieren kannst? Letztendlich bleibt es dann doch bei dir hängen. Dann muss die Aufgabe irgendwie eingeplant werden. Das sieht die Eisenhower-Methode aber nicht vor.
  • Was machst du, wenn du ein neues Projekt startest und noch gar nicht weißt, was alles auf dich zukommt? Wie teilst du dann die Aufgaben ein? Dafür ist die Eisenhower-Methode zu unflexibel.
  • Was machst du, wenn dir irgendjemand eine wichtige und vielleicht auch dringende Aufgabe dazwischen schiebt, weil er die selbst delegiert? Wie passt du dann deine Matrix an?
  • Wie findest du heraus, was wirklich wichtig ist? Anhand einer Deadline?
  • Was passiert, wenn du versehentlich eine Aufgabe als unwichtig einstufst, sie sich aber doch als wichtig entpuppt?
  • Was, wenn ein Quadrant voll ist, die übrige Verteilung eher ungleich ist? Stauen sich deine Aufgaben nicht doch?
  • Was machst du mit den unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben? Manche tun sich schwer mit diesem Quadrat. Letztendlich sieht die Eisenhower-Methode drei Möglichkeiten vor: Den Papierkorb und damit endgültiges Eliminieren. Den Stapel: die Aufgaben kommen auf einen Stapel und können, sobald Zeit ist, bearbeitet werden. Natürlich sollte der Stapel so ca. alle drei Monate überarbeitet oder ohne Kontrolle eliminiert werden. Die dritte Möglichkeit ist die Ablage. Nach einer bestimmten Zeit werden die Aufgaben erneut sortiert. Dabei besteht allerdings die Gefahr, zu einem “Ablagenmessie” zu mutieren.

Du siehst, diese Methode erlässt dir nicht, dass du nachdenkst, wann bzw. ob die Anwendung überhaupt sinnvoll ist.

Kritik

Bei aller Liebe: meiner Meinung nach fängt es schon an, wenn ich festlegen muss, was wichtig ist. Das mag im System Büro noch funktionieren, aber sonst? Als Soloselbstständige? Als normaler Mensch? Wer bestimmt denn, was wirklich wichtig ist? Der Weltfrieden? Mir ist das zu ungenau definiert.

Außerdem finde ich es mehr als schwierig, Aufgaben zu delegieren, auch wenn sie gerade unwichtig oder nicht dringend sind. Dafür brauchst du Kolleg:innen. Und auch dann ist es eine Frage, ob die das widerspruchslos hinnehmen.

Mir persönlich fällt tatsächlich auch der Umgang mit dem Quadrat: “Unwichtig und nicht dringend” schwer. Klar, es ist befreiend, solche Aufgaben selbst noch aus dem Papierkorb zu eliminieren. Ich habe dafür nicht immer denn Mut. Was, wenn ich diese eine E-Mail vielleicht doch noch brauche? Ich sehe mich eher in der Rolle des “Ablagenmessies”, und das ist letztendlich nicht immer einfach aufzulösen.

Mir ist die Methode in mancher Hinsicht zudem zu unflexibel und überbewertet. Für überschaubare Aufgaben und Projekte finde ich die Methode wiederum äußerst sinnvoll.

Fazit

Egal, wie du dich entscheidest. Ich finde, du solltest diese Methode einfach mal ausprobieren und danach überprüfen, ob sie etwas für dich ist oder ob du doch lieber eine andere wählst. Letztendlich geht es ja darum, seine Zeit besser zu strukturieren, effektiv zu arbeiten und sich nicht zu verzetteln. Das hilft eindeutig bei der Stressreduktion. Weitere Methoden aus dem Zeitmanagement, die dir vielleicht eher liegen, findest du hier auf meinem Blog.

Dieser Artikel ist im Rahmen der Blogdekade (10 Artikel in 10 Tagen) im Sommer 2022 entstanden. Da ich immer wieder danach gefragt werde, habe ich mich entschieden, einige Methoden aus dem Zeitmanagement zu präsentieren, die dir möglicherweise bei der Stressreduktion helfen können.

Die Eisenhower-Matrix kannst du dir hier herunterladen:

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